Sistemas de Información Interna

 “INFORMES DE REGISTRO”

  LOS INFORMES DE REGISTRO ¿PARA QUE SON?

Un sistema de Información es aquel que tiene la capacidad de almacenar, difundir, analizar y administrar datos e información de una empresa lo que permite al administrado r o jefe tener una mejor toma de decisiones. La pregunta es ¿Para que son? Buena pregunta a continuación veremos datos muy relevantes que a lo mejor nos ayude a entender cada uno de estos Sistemas y el tipo de Informes que se realiza en cada uno de estos.

1.- INFORME DE REGISTRO DE VENTAS

El registro de ventas como su nombre lo dice se enfoca mas en el procesamiento de datos de las ventas, que son todas las operaciones realizadas ya sea en el día, la semana, el mes o al año según se requiera, para llevar una mejor administración cuando hablábamos de este tema mis compañeros pudieron mencionar que el Informe de Ventas son sistemas pequeños donde las computadoras toman el pedido, y que sirve para captar todos los detalles pendientes en los elementos que lo conforman entrarían, el precio, la hora, el tipo de compra entre otros elementos.

Como ya lo mencione se va a enfocar en el registro en cuestión de ventas y todo el control que va relacionado con esta operación que es una de las actividades mas importantes en una empresa ya que es la base fundamental para el mantenimiento de esta y si digo mantenimiento es para referirme a la conservación de dicha empresa.

De acuerdo a una cita de internet encontré lo siguiente sobre el informe de registros de ventas: “Es un auxiliar obligatorio de característica tributaria de foliación doble en el cual se registran en forma detallada, ordenada y cronológica, cada una de las ventas de bienes o servicios que realiza la empresa en el desarrollo habitual de sus operaciones”. Teniendo como importancia que “El informe de registro de ventas nos ayuda a saber que nivel de ventas tiene la empresa esto para poder abastecer los recursos que se necesitan para seguir comercializando los productos que la empresa ofrece”.[1]

            De acuerdo a tal información quiere decir que el registro de ventas principalmente va a enfocado a las ventas que la empresa desarrolla, para que así el administrador pueda encontrar los puntos clave que lo puedan llevar al fracaso o a una mejor producción, sirve para la predicción de las mismas o para saber el tipo de producto que se va a sacar, esto puede ser en forma cuantitativa.

           

2.- INFORME DE REGISTRO DE COSTOS

El informe de registro de costos va enfocado a los costos que se llevan a cabo dentro de las operaciones de la empresa. Como su nombre lo menciona son costos que se generan y que como todo necesita de un manejo adecuado mas que nada porque trabaja con las utilidades de la empresa.

El informe de costos proporciona datos relativos  a costos para medir la utilidad por medio de, estados de resultados, balance general entre otros formatos que van de la mano con la contabilidad.

Para una mejor idea de lo que es el informe de costos me gustaría mencionar algún concepto que retome de internet donde dice que: “Este registro esta confeccionado por contabilidad de costos, el que emitirá uno por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos, contendrá el costo estimado analizado por elementos de gasto, unidades a producir o del servicio que se presta y otros datos de interés.” Donde también es importante señalar el objetivo y dice que: “Su objetivo es controlar el costo real de la producción de cualquier producto o servicio, analizados por elementos de gastos, con todos los documentos que sirvieron de fuente para su anotación control”.[2]

Este informe es tan importante como los otros que va a verificar si la productividad es eficiente o no de acuerdo a todos los datos obtenidos a través de los formatos especialmente diseñados para la contabilidad de esta. Este informe permite al administrador tener una mejor visión de lo que se quiere conseguir o que no esta beneficiando a la empresa en cuestión de costos, también puede manejar que le es indispensable y que no lo es.

3.- INFORME DE REGISTRO DE INVENTARIOS

Este informe va mas centrado en lo que se refiere al manejo de materia prima o insumos dentro de un almacén, maneja lo que son entradas y salidas, esto puede beneficiar a la empresa ya que puede haber factores que influyan para el desarrollo del producto, que quiero decir con esto, que de aquí se va a ver si la producción que se esta manejando es la adecuada o si se esta produciendo de mas o si la materia prima en algunos casos puede o no ser indispensable, los productos que mas o menos se manejan, entre otros factores.

También puedo mencionar que de acuerdo a unas copias de dicha información el objetivo de este informe dice que: “La inversión de una organización en los productos o mercancías que ofrece en venta es, con frecuencia, susceptible de ser medida”. Esto quiere decir que tiene que tener un buen control de la mercancía para evitar fallas, y evitar posibles robos entre los trabajadores de la empresa incluso con la persona que esta encargada de llevar a cabo todo este proceso.

También aquí hago mención a una cita en internet donde menciona que en este informe de registro de inventarios: “Este informe se puede obtener por medio de sistemas computarizados o manuales, que nos permiten conocer en tiempo real los productos que se encuentran en bodega, las ordenes de pedidos pendientes y los usuarios que solicitan nuevos productos”.[3] De acuerdo a esta definición puedo retomar que ellos van a saber los productos que tienen en existencia o no cuales deben de salir primero y cuales después de acuerdo al orden y movimientos que hagan dentro del almacén o bodega.

Me gustaría señalar un párrafo que me llamo la atención: “ El control de inventario también incluyen cuando deben ser colocados los pedidos para satisfacer la demanda de un determinado artículo, así como que cantidad pedir” esto quiere decir que el que maneja esta área tiene que determinar como deben estar acomodados los pedidos ya sea por el tipo de demanda que se este produciendo o llevando a cabo en determinado momento, en ocasiones puede ser por la temporada, que artículos sacar y que artículos no sacar. Por lo que el informe de inventarios también es importante porque tiene que cuidar un aspecto que es muy importante que es el manejo de mercancías, donde de el depende si algún artículo o producto que no haya salido puede tener o generar grandes pérdidas a la empresa.

4.- INFORME DE REGISTRO DE DEVOLUCIONES

Como su nombre lo dice devoluciones son todas aquellas actividades u operaciones que se relacionen con la devolución ya sea por defectos de fabrica o por que el cliente no se sintió satisfecho con el bien o servicio que adquirió según el caso.

También es posible que las mercancías tengan que devolverse al proveedor, en algunas ocasiones puede ser por que el producto, un ejemplo seria cuando Sabritas le devuelven ciertas frituras porque su fecha de caducidad ya paso y no se vendió, otro ejemplo podría ser cuando las bolsas de las mismas no vienen bien cerradas o les falto algún detalle, am para esto me di a la tarea de saber que tipo de devoluciones pueden existir o como saberlas diferenciar.

Existen cuatro tipos de devoluciones de proveedor, de tienda, de consumidor y de clientes:

·         Devolución de Proveedor: Se trata de mercancías devueltas por una tienda o un centro de distribución a un proveedor externo.

·          Devolución de Tienda: Se trata de mercancías devueltas por una tienda o centros de distribución a su propio centro de distribución.

·         Devolución de Consumidor: Son devoluciones al comercio al por menor realizadas por los clientes en las tiendas cuando se cambian mercancías o se realizan reclamaciones.

·         Devolución de Clientes: Son mercancías devueltas a mayoristas y se tratan en la facturación empleando el tipo de facturación que se requiera.[4]

De acuerdo a la clasificación que se le asigna a cada devolución podemos ver los distintos casos por los que se puede realizar una devolución también hay que saber como se va a manejar esta operación ya que hay que saber diferenciar el tipo de devolución que se esta manejando ya que a la hora de registrar estos datos pueda surgir alguna confusión, aunque cada tipo de devolución tiene una manera distinta lo cual lo puede diferenciar de las demás devoluciones.

5.- INFORME DE REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE FONDOS

Este informe es el que permite registrar movimientos de fondos y estados de cartera para efectuar el análisis de los saldos actuales como bien lo menciono este informe se va a encargar de registrar todos los saldos y algunas transacciones realizadas que tengan que ver con los fondos que vamos a destinar para esta operación.

De acuerdo a la información proporcionada por mis compañeros puedo mencionar que ellos dicen que el objetivo de este informe es que van a ser los documentos que van a respaldar la información de las distintas transacciones.

Otra definición que encontré fue una de internet donde señala que este informe: “Es el documento que se caracteriza por contener información que refleja el resultado de una investigación o de un trabajo, adaptado al contexto de una situación determinada y la importancia que tiene este es que la Información de datos de los valores recibidos tienen un seguimiento hasta su depósito o entrega y una administración de Cupones de Tarjetas de Crédito y su proyección de cobranzas, elementos claves para la toma de decisiones[5].

6.- INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR

Como su nombre lo dice cuentas por cobrar que van a hacer todas aquellas operaciones realizadas que aun no se han cobrado en este caso están en deuda.

Según  la información aportada por mis compañeros es que se refiere a un ingreso 8 en efectivo) que se le adeuda a las empresas u organizaciones, como resultado de una transacción que ha sido efectuada, pero por lo cual no se le ha pagado.

Por lo que yo pude entender es que es toda operación realizada donde nosotros hacemos un pedido de cierto material y la transacción se realiza cuando el material llega a nosotros y nosotros pagamos eso es la transacción, en cuestión de las cuentas por cobrar se le puede llamar también cuando se realizan compras a crédito.

Tambien es importante señalar que el procesamiento de las cuentas por cobrar sirve para captar y procesar los datos de contabilidad.

En este se realizan cuatro tipo de transacciones como lo es de ventas, de pagos, de ajustes y de consulta de cuentas. En donde s maneja toda la información del cliente para saber su pedido, consultar su saldo entre otras operaciones.

7.- INFORME DE REGISTRO DE  CUENTAS POR PAGAR

Como su nombre lo dice son cuentas que aun no se pagan, en otras palabras se refiere a la cantidad de dinero debida al vendedor o proveedor que nos esta prestando su servicio por la mercancía recibida.

Aquí se puede hacer mención a las cuentas que se pagan con tarjeta de crédito que aun se le deben a el vendedor, esto genera que el cliente sea deudor ante la operación realizada por lo cual se le denomina una cuenta por pagar.

Es importante por que debe llevar un registro de lo que debe la empresa y cuándo son los vencimientos, esto le permitirá a la empresa gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.

            La importancia que tienen las cuentas por pagar es que le permiten a la empresa conocer las deudas que tiene, y así proveerse ante malas situaciones por las que la empresa pueda llegar a pasar, aunque ya con los registros es mas fácil saber en que deudas son las que mas puedan afectar a la empresa.